Toplantı Tutanağı Örneği: Her Toplantı İçin 7 Ücretsiz Şablon

Toplantı tutanaklarının çoğu okunmaz. Çok uzundur, iki gün sonra gelir ve herkesin aradığı tek bilgi, yani kimin neyi ne zamana kadar yapacağı, dördüncü paragrafın içinde kaybolur.

İyi bir şablon bunu çözer. O toplantı türü için neyin önemli olduğuna önceden karar verir; not tutan kişi her şeyi yazıya dökmek yerine boşlukları doldurur.

Aşağıda Google Docs, Word, Notion ya da not uygulamanıza kopyalayabileceğiniz yedi şablon var. Hepsi bilerek kısa tutuldu.

Her toplantı tutanağında olması gerekenler

Toplantı türü ne olursa olsun, beş şey tutanağı işe yarar hâle getirir:

1. Temel bilgiler: toplantının adı, tarihi, katılımcılar.
2. Amaç: tek cümle. Kimse yazamıyorsa toplantıya belki de gerek yoktur.
3. Kararlar: neyin kararlaştırıldığı, sade bir dille. İnsanların sonradan aradığı kısım budur.
4. Aksiyonlar: her biri bir sorumlu ve bir tarihle. "Buna bakmalıyız" bir aksiyon değildir.
5. Açık sorular: henüz netleşmeyen konular ve cevabı kimin getireceği.

Tartışma notları isteğe bağlıdır. Yalnızca bir kararın gerekçesi ileride önem taşıyacaksa yazın.

1. Genel toplantı tutanağı şablonu

Başka bir şablon uymadığında bunu kullanın.

TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı:
Tarih:               Saat:
Katılımcılar:
Tutanağı tutan:

AMAÇ
(Tek cümle: Neden toplanıyoruz?)

GÜNDEM
1.
2.
3.

ÖNEMLİ NOKTALAR
-

KARARLAR
-

AKSİYONLAR
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih

AÇIK SORULAR
-

SONRAKİ TOPLANTI

2. Birebir görüşme şablonu

Birebir görüşmeler, iki taraf da konularını önceden eklediğinde ve notlar haftadan haftaya devam ettiğinde en iyi sonucu verir.

BİREBİR - [Çalışan] ve [Yönetici]
Tarih:

GEÇEN SEFERDEN
[ ] Aksiyon - durum

ÇALIŞANIN KONULARI
-

YÖNETİCİNİN KONULARI
-

GEÇEN SEFERDEN BU YANA BAŞARILAR
-

ENGELLER VE İHTİYAÇ DUYULAN DESTEK
-

GELİŞİM VE GERİ BİLDİRİM
(Ayda bir: iyi giden bir şey, üzerinde çalışılacak bir şey)

AKSİYONLAR
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih

Her çalışan için tek bir dosya tutun, en yeni görüşme en üstte olsun. Altı ay sonra performans görüşmesi için elinizdeki en iyi hazırlık bu olur.

3. Haftalık ekip toplantısı şablonu

Haftalık toplantı kısa ve öngörülebilir olmalı. Bu şablon durum güncellemelerini kısa tutar ve zamanı tüm ekibin konuşması gereken konulara bırakır.

EKİP TOPLANTISI - [tarih] haftası
Katılımcılar:

METRİKLER (2 dakika)
- [Metrik]: [bu hafta] / [geçen hafta]

GÜNCELLEMELER (her kişi tek satır, toplantıdan önce yazılır)
- [Ad]:
- [Ad]:

TARTIŞMA KONULARI
1. [Konu] - getiren: [Ad]
   Notlar:
   Karar:

AKSİYONLAR
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih

SONRAYA BIRAKILANLAR
-

Herkesten güncelleme satırını toplantıdan önce yazmasını isteyin. Böylece toplantı süresi bir durum raporunu sesli okumakla geçmez.

4. Müşteri toplantısı tutanağı şablonu

Satış görüşmeleri, hesap değerlendirmeleri ve danışmanlık firmalarının ihtiyaç toplantıları için. Amaç, ekibinizden herkesin müşteriyi yalnızca bu notlarla devralabilmesidir.

MÜŞTERİ TOPLANTISI - [Müşteri adı]
Tarih:
Müşteri tarafı (ad, görev):
Bizim taraf:

BAĞLAM
(Toplantının sebebi, son toplantıdan bu yana olanlar)

MÜŞTERİNİN SÖYLEDİKLERİ
- Hedefler:
- Sorunlar veya endişeler:
- Zaman planı:
- Bütçe veya kısıtlar:
- Karar vericiler:

TAAHHÜT ETTİKLERİMİZ
-

SONRAKİ ADIMLAR
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih
Sonraki toplantı:

İÇ NOTLAR (müşteriyle paylaşılmaz)
-

Kendi yorumunuzu değil, müşterinin sözlerini yazın. Üç hafta sonra "ERP geçişi yapmış birine ihtiyacımız var" cümlesi, "ERP deneyimi istiyor" notundan çok daha işe yarar.

5. Proje başlangıç toplantısı şablonu

PROJE BAŞLANGICI - [Proje adı]
Tarih:
Katılımcılar ve rolleri:

HEDEF
(Başarı neye benziyor, nasıl ölçeceğiz?)

KAPSAM
Kapsamda:
Kapsam dışında:

KİLOMETRE TAŞLARI
- [Kilometre taşı] - [tarih] - [sorumlu]

ROLLER
- Karar verici:
- Proje lideri:
- Katkı verenler:

RİSKLER VE BAĞIMLILIKLAR
-

NASIL ÇALIŞACAĞIZ
- Güncellemeler: (nerede, ne sıklıkla)
- Toplantılar:
- Araçlar:

AKSİYONLAR
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih

6. Mülakat notu şablonu

İşe alım mülakatlarında notlar genel bir izlenimi değil, pozisyonun kriterlerine karşı kanıtı kaydetmelidir.

MÜLAKAT DEĞERLENDİRME FORMU
Aday:                 Pozisyon:
Mülakatı yapan:       Tarih:
Aşama:

KRİTER 1: [örn. Vardiya yönetimi]
Sorulan soru:
Adayın söyledikleri (mümkünse kendi sözleriyle):
Puan (1-4):

KRİTER 2:
Sorulan soru:
Adayın söyledikleri:
Puan (1-4):

KRİTER 3:
Sorulan soru:
Adayın söyledikleri:
Puan (1-4):

ADAYIN SORULARI
-

SONRAKİ MÜLAKATÇI İÇİN NETLEŞMEYEN KONULAR
-

ÖNERİ: Kesinlikle evet / Evet / Hayır / Kesinlikle hayır
Gerekçe:

Hangi soruları soracağınızı arıyorsanız mülakat soruları rehberimize bakın.

7. Karar kaydı şablonu

Bazı toplantılar yalnızca bir karar almak için yapılır. Aynı tartışma üç ay sonra yeniden yaşanmasın diye kararı kayda geçirin.

KARAR KAYDI

Karar:
Tarih:
Kararı veren:
Görüşü alınanlar:

BAĞLAM
(Hangi sorunu çözüyorduk?)

DEĞERLENDİRİLEN SEÇENEKLER
1. [Seçenek] - artıları / eksileri
2. [Seçenek] - artıları / eksileri

NEYE KARAR VERDİK VE NEDEN

KARARI NE ZAMAN YENİDEN DEĞERLENDİRİRİZ

TAKİP AKSİYONLARI
[ ] Görev - Sorumlu - Tarih

Okunan bir tutanak nasıl yazılır?

• Tutanağı 24 saat içinde, tercihen toplantıdan hemen sonra gönderin. İki gün sonra gelen tutanağa göre kimse harekete geçmez.
• Kararları ve aksiyonları mesajın en üstüne koyun, belgede daha aşağıda olsalar bile.
• Her aksiyonun tek bir sorumlusu olsun. "Pazarlama" bir sorumlu değildir, bir kişi sorumludur.
• İleride tartışma çıkabilecek konularda katılımcıların kendi sözlerini kullanın.
• Tutanakları tek bir yerde, ait oldukları proje, müşteri ya da adayla birlikte saklayın; e-posta kutularına dağılmasın.

Yapay zekâ toplantı notunu ne zaman sizin yerinize tutmalı?

Haftada birkaç saatten fazlasını toplantıda geçiriyorsanız, notları elle yazmak ciddi zaman alır ve dikkatinizi konuşmadan uzaklaştırır.

Toplantı notu tutan yapay zekâ toplantıya katılır, konuşmayı kaydedip yazıya döker ve bir özet çıkarır. İyi olanları bir adım ileri gider ve sizin şablonunuzu doldurur; böylece ortaya çıkan not, sizin yazacağınız tutanağa benzer.

Firstview'un toplantı notu tutan yapay zekâsı, Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams toplantılarına takviminizden ya da bir bağlantıdan katılır. Her konuşmacıyı ayrı ayrı yazıya döker, böylece insanlar aynı anda konuştuğunda bile isimler doğru kalır. Haftalık değerlendirmeden müşteri toplantısına kadar, o toplantı türü için seçtiğiniz şablonu doldurur. İşe alım mülakatlarında mülakat değerlendirme formunuzu doldurur ve notları doğru adayın kaydına ekler.

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, yapay zekânın tuttuğu notları paylaşmadan önce gözden geçirin ve diğer katılımcılara toplantının kaydedildiğini söyleyin. Kayıt, kişisel veri işleme demektir; KVKK kapsamında katılımcıları bilgilendirmeniz gerekir.